Administrer din tid - ekspertrådgivning

Vi vil fortelle deg om de mest nyttige verktøyene for å jobbe med kalenderen, beskrevet av Daniel Browne - forfatter av "The Source of Energy".

Pareto-prinsippet sier at arbeidetfyll inn hele tiden tildelt den. Kalender er ditt verktøy for tidsbudsjettering, slik at du effektivt kan takle alle forretninger eller prosjekter du jobber med. Uplanlagt tid, mest sannsynlig, vil bli okkupert med arbeid. Bruk følgende regler for å hjelpe deg med å bruke kalenderen din:

1. Kalenderen skal representere et reelt bilde av hvordan du skal bruke din tid.

Det bør planlegges alt som er viktig for deg og må gjøres. Et unntak kan bare gjøres for små oppgaver som du bruker mindre enn femten minutter.

2. Ta deg tid til å definere planer for bestemte dager og uker.

Detaljert planlegging hjelper deg med å spareKonsentrasjon på hva du gjør i et bestemt øyeblikk, og ikke gå ut av tidsplanen. Det er best å planlegge dagen fremover natten før, når du har fullført arbeidet ditt og har en ide om hva som skal overføres til i morgen. Å gjøre eller justere planen om morgenen er kun tilrådelig om du om natten kommer opp med en kreativ ide, eller du husker en presserende sak.

3. Slett av oppgavelistene.

Har skrevet alt du trenger å gjøre på papir, dufrigjør hodet ditt, men problemet er at i listen over saker ikke vil være begrenset til bestemte frister, og som et resultat vil du ikke vite når du kan oppfylle dem.

4. Bruk varsler for oppgaver som er tett knyttet til tiden.

Hvis du har ting å gjørePå et bestemt tidspunkt, slå på varsel eller signal som minner deg om dem. Til tross for at advarsler bidrar til å holde følelsen av tid, er det bedre å ikke bruke dem til saker som ikke er tidsbundne, fordi hvis påminnelser mottas for ofte, vil du bare slutte å svare på dem.

5. Planlegg løsningen for oppgaver med fleksible tidsfrister.

Vanligvis ting som ikke krever at deengasjert i en viss tid, sette på lister, ofte glemt om dem eller overført neste dag. Ved å inkludere dem i din tidsplan, vil du øke sannsynligheten for deres løsning. Ta dem for en tid da du mest sannsynlig vil kunne løse dem.

6. Lag kalenderen din beste venn.

Selv om du bruker en elektronisk dagbok medsett varsler, bør du fra tid til annen referere til kalenderen din. Dette vil tillate deg å få en ide om den kommende dagen. Du må se kalenderen minst to ganger om dagen. Best av alt, hvis du ser på det hver gang du er ferdig med neste ting. Slett de ferdige tilfellene, eller merk dem i farger for å se at arbeidet på dem er fullført.

7. Bryt store oppgaver til mindre og planlegg løsningen.

Ofte når man jobber med store prosjekter kanDet ser ut til at det ikke er behov for å planlegge noe, siden det allerede er kjent hva de skal gjøre i de neste dagene eller ukene. Men hvis du ikke er veldig organisert, vil en omtrentlig ide om hva du gjør og den omtrentlige tidsrammen påvirke produktiviteten din, siden fravær av tidsrammer i tidsplanen vil frata deg med en følelse av haster. Ikke gå av banen vil hjelpe deg å dele prosjektet i deltakere og planlegge løsninger for hver av dem i kalenderen.

8. Ikke glem å sørge for pauser mellom sakene.

Den viktigste snublet i planlegging -mangel på realisme. Når du planlegger oppgaver uten å ta hensyn til distraksjoner eller brudd som er nødvendige for å bytte til neste sak, risikerer du å miste fokus, komme ut av timeplanen og møte behovet for å hente resten av tiden. Over tid begynner du å tenke at planleggingen ikke virker, og du gir opp ideen om å sikre produktivitet. Hvis du gir hvile, en pause for lunsj, tid for reisen og distraksjoner, får du et realistisk bilde av hva du må gjøre og hva tiden din blir brukt på, noe som betyr at du kan planlegge dagen din mer effektivt.

9. Planlegg tiden for å forberede samtaler og kommende møter.

Du må ha vært sen for et møtepå grunn av det faktum at du ikke sørget for nok tid til veien og utseendet på en hitch. Ved å planlegge forberedelsestid i kalenderen din, vil du bli kvitt stress hvis du bare trenger å finne ut ruten eller slå opp telefonnummeret like før du går ut når du må ringe kunden. Planlegg tiden for reisen, finn ut den nøyaktige transportplanen og gi mulighet til å fange opp en kopp kaffe underveis.

10. Planlegg tid på dagen for uforutsette oppgaver og omstendigheter.

Hvor ofte går dine ting feil? Hver dag, en gang i uken? Oppgi i tide en tid for uforutsette omstendigheter, og hvis de ikke vises, kan du alltid bruke den til å utføre annet arbeid. Analyser hvor mye tid i løpet av dagen går til uplanlagte samtaler eller pauser, og planlegg det i timeplanen din. Sannsynligvis først vil du overvurdere eller undervurdere tiden du trenger, men med erfaring vil nøyaktigheten av ditt estimat øke.

11. Utvikle vane med planlegging.

Så snart du har en ny oppgave, umiddelbartLegg også det på din tidsplan. Hvis det av en eller annen grunn ikke er mulig, ta et notat i notisblokk, smarttelefon, nettbrett eller annen enhet du bruker. Umiddelbar oppføring av oppgaven i tidsplanen fjerner først behovet for å huske hva du trenger å gjøre, og for det andre utelukker muligheten for at den forblir uløst.

Hvis du må regelmessig overvåkeforespørsler eller organisere møter, gi dem på kalendertiden for en uke, og legg deretter bare til elementer i det angitte intervallet. I en elektronisk kalender, for eksempel i Outlook, kan du plassere disse elementene i notatdelen. I papirboken, hvor det ikke er plass for alle elementene, kan du tegne dem opp som en egen liste, knyttet til en bestemt tidsperiode.

12. Bruk bare en kalender for planleggingsarbeid, og for alle andre problemer.

Når det gjelder ditt liv, mellom arbeid ogFritid bør ikke deles. Disse områdene i livet ditt er en refleksjon av hvordan du styrer tiden din. Ved å bruke to kalendere slipper du oppmerksomheten din og gjør det vanskelig å kontrollere tiden.

13. Bruk cellemetoden.

Dens prinsipp er å deledag i flere store tidsintervaller. Maksimal effektivitet er gitt av segmenter på ikke mindre enn en og en halv time. Antallet av slike celler kan variere fra tre til seks. Den enkleste er en dag bestående av tre celler som svarer til morgen, ettermiddag og kveldsperioder.

Tidsintervaller er ikke noe mer enn blokker av prestasjoner, eller en tid da du vil bli engasjert i de viktigste sakene.

En celle antar ikke at den erbare en arbeidsoppgave. Du kan planlegge en rekke tilfeller for denne perioden. For eksempel, hvis størrelsen på morgencellen din er tre timer, kan du planlegge fire 15-minutters og to-timers oppgaver i den. Kombiner flere små oppgaver i 30-minutters blokker eller, enda bedre, sett dem i timeceller.

Føl deg opptatt med å gjøresmå oppgaver og store blokker bidrar til dannelsen av gjennomtenkte planer og gir inntrykk av at vi har oppnådd målet vårt. Prøv å ikke fylle cellene med rutinemessige eller uproduktive oppgaver. Hvis du trenger mye tid for administrative saker, opprett en egen celle for dem. Du må være produktiv, ikke opptatt. Og ikke glem å oppsummere slutten av hvert intervall.

Strukturering av cellene vil hjelpe deg med å utnytte den mest effektive tiden til de planlagte tilfellene. I cellen skal du lage noe som er veldig viktig for deg.

• 
  celle eller kveld for avslapping;


• 
  celle eller en dato for en dato;


• 
  celle, eller en kveld dedikert til personlig vekst eller læring;


• 
  celle, eller en kveld dedikert til barn og familie;


• 
  en celle for kommunikasjon;


• 
  celle for jobb sent;


• 
  celle for å gå på kino;


• 
  celle for trening.

14. Bruk ledig tid klokt.

Ser på cellene, får du en ide omhvor mye du har ledig tid Hver av de fem arbeidsavstandene gir deg tre til seks timers fritid. Det er femten til tretti timer i uken. Du kan tilbringe dem på noe: slappe av, sosialisere med familie og barn, spis på en restaurant, gå på kino. Hvis du legger til dem i helgen (dette er en annen trettiseks timer, eller ytterligere seks - tolv celler), vil du motta fra femti til syttiseks seks timers fritid per uke! Dette er din tid til å gjennomføre en rekke prosjekter - for eksempel å lære fremmedspråk, skrive en bok, etc.

Bruk disse tipsene, og du vil kunneforbedre produktiviteten betydelig, hold ro i sinnet, lettere å kontrollere livet og få mer fritid for seg selv og deres kjære!